Miten strategiatyö on aidosti osallistava?

Jo vuosikymmeniä on ollut positiivinen trendi laajentaa strategian työstämiseen osallistuvaa joukkoa. Suurin hyöty henkilöstön mukaan ottamisesta on toive, että päätetty strategia saataisiin toimeenpanoon eikä sitä tarvitsisi erikseen myydä. Juuri osallistaminen on kiinnostavin kohta: minkälaisella osallistamisella oikeasti saadaan aikaiseksi tunne yhteenkuuluvuudesta, kokemus yhdessä tehdystä strategiasta. Tästä tässä blogissa on kyse.

Strategiaprosessi yhteensopivaksi kulttuurin ja henkilöstön kanssa

Oikotietä onneen ei ole, onnistumisen resepti on kiinni keskustelujen määrästä, laadusta
ja ajoituksesta. Strategian työstämiseen riittää malleja, mutta kopioimalla muilta harvoin onnistuu. Oman kulttuurin ja henkilöstön tunteminen on avainasia. Onko heillä tunne vaikuttamisesta? Onko osallistumisella oikeasti väliä ja vaikutusta? Onko annettu riittävästi aikaa syventyä, vastata ja ideoida? Kertooko vastaamatta jättäminen siitä, ettei henkilöstöllä ole annettavaa vai siitä, ettei annettu riittävästi aikaa perehtyä ja pohtia?

Strategiaprosessi vaikuttavaa Fast expert teams -toimintamallia soveltaen

Nopeat digitaaliset asiantuntijatiimit on uusi toimintamalli, joka on alunperin luotu kompleksisten ongelmien ja haasteiden ratkaisemiseen, yli sektorirajojen ulottuvaan yhteiskehittämiseen. Haasteiden vaativuutta kuvaa se, ettei niitä yksittäinen organisaatio
tai taho yksin voi ratkaista, sillä osallistujien tulee olla rohkealla tavalla erilaisia.

Yhteiskehittämisen kalenteriaika on neljä viikkoa oman työn ohella, ja varsinainen kehittämistyö tehdään itseohjautuvissa tiimeissä. Yksi keskeinen piirre erottaa FET-kehittämisen projekteista – FET:issä toimeksiantaja ei etukäteen määritä lopputulosta, vaan kannustaa luovasti ja rohkeasti etsimään ja esittämään ratkaisuideoita haasteeseen. Alla on kuvattu viisi uutta mahdollisuutta aidosti osallistavaan strategiatyöhön FET:iä soveltaen:

1. Moninäkökulmaisuus: Osallistujajoukkoon on mahdollista kutsua henkilöstön lisäksi sidosryhmiä.
2. Prosessimaisuus: Käyttämämme Tuplatimantin mukaisesti strategiatyössä edetään vaiheittain – kahden ensimmäisen FET-viikon aikana maltetaan ensin pohtia nykytilannetta, haasteita ja strategian merkitystä ja vaikuttavuutta. Jo tässä vaiheessa johto saa laajan näkemyksen siitä, mitä henkilöstö ajattelee ja miten kokee asioita. Tähän väliin voidaan järjestää myös pieni tauko seuraavien jaksojen järjestelyillä. Kolmannella FET-viikolla tiimit jatkavat monipuolisten ratkaisujen etsimistä ja neljännellä FET-viikolla esittelevät keskeisimmät tuloksensa.
3. Jalostus ja vaikuttavuus: Johto saa moninäkökulmaisesti työstettyjä sisältöjä yksinkertaisella ja ymmärrettävällä tavalla strategiatyön loppuunsaattamiseksi.
4. Ketteryys: Laajasta osallistujajoukosta huolimatta prosessi on kevyt, ei vie aikaa paljon, ei edellytä matkustusta tai tilavarauksia, dokumentaatio syntyy pitkälti samanaikaisesti työskennellessä ja tekoäly auttaa yhteenvedoissa.
5. Merkityksellisyys: Strategiaa ei tarvitse jalkauttaa – onhan henkilöstö sitä itse työstänyt ja siihen vaikuttanut.

Tulevaisuus rakennetaan joustavasti yhdessä

Strategiatyö ei ole pelkästään liiketoiminnan kehittämisen ja johtamisen työkalu. Se on kaikkia osallistava oppimisprosessi, joka edistää organisaation muutosjoustavuutta ja muutoskyvykkyyttä. Jotta päästään siirtymään osallistavan strategiatyön maailmaan, tulee huomioida seuraavat kehitysaskeleet:

Siirrytään irrallisesta kehitysprojektista prosessimaiseen etenemiseen

Liian usein strategia on arjesta irrallinen kehitysprojekti, jonka joku tekee ja toiset toteuttavat. Se ajoittuu tiettyyn aikaan vuodesta tai ajanjaksoon vaikkapa kolmen vuoden ajanjaksolla. Järjestetään muutama työpaja, esitellään valmis strategia, muistutetaan asiasta ennen kehityskeskusteluja. Mikä vaikutus olisikaan, jos strategia olisi osa arkea? Kun strategia lähtee arjesta ja palaa arkeen, se ymmärretään osana jokaisen vastuita jokapäiväisessä työssään sekä mahdollisuutena hyödyntää osaamista ja oppia lisää.

Avataan palautteiden pyytämisen sijasta keskustelu strategian merkityksestä ja sisällöstä

On erityisen tärkeä paikka miettiä, milloin on sopiva hetki pyytää henkilöstö mukaan strategiatyöhön. Jos osallistaminen tapahtuu alussa, miten saadaan ajatukset fokusoitumaan? Miten vältetään se, ettei ideointi ole turhaa? Usein päädytään siihen, että osallistetaan, kun strategiatyössä on jo paljon kasassa, jotta olisi kustannustehokasta. Henkilöstöltä pyydetään kommentteja ja palautetta jo tehtyihin tuotoksiin. MUTTA. Onko tällainen osallistaminen mielekästä ja merkityksellistä vastaajille? Tuleeko siinä aidosti tunne siitä, että voin vaikuttaa. Ja menetämmekö mahdollisuuden hyödyntää organisaation tärkeintä liiketoiminnallista prosessia osaamispääomaa hyödyntäen ja vahvistaen?

Luodaan aitoa lisäarvoa päätöksentekoon

Aidon lisäarvon saamiseksi osallistamista ei tehdä vain osallistamisen vuoksi, vaan uudenlaiselle strategiatyölle on luotava onnistumisen edellytykset. Kaikkien on oltava myös mukana – kaikkien osaaminen on tärkeää. Strategia ei ole osallistava, jos vaikka 75%  jää sen ulkopuolelle. Kun työkaluksi ottaa digitaalisen dialogialustan Howspacen, voidaan kutsua satoja, tuhansia ihmisiä mukaan riippumatta siitä, missä he työskentelevät ja milloin. Alustalla käydään välillä omatahtisesti keskusteluja, välillä kokoonnutaan lyhyeksi hetkeksi yhteen, ristipölytetään ja hyödynnetään vertaisoppimista. Koko strategiatyö tehdään läpinäkyväksi. Työskentelytapa huomioi, miten erilailla ihmiset tarvitsevat aikaa pohtia ja vastata. Mitä enemmän saadaan ideoita tai kysymyksiä, sitä hyödyllisempää. Tekoälyn avulla suurikaan määrä tuotoksia ei tuota ongelmia. Jatkokeskustelujen kautta ideat jalostuvat, ja johdon on helppo työstää lopulliset linjaukset hallituksen käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi.

Aidosti osallistavan strategiatyön hyötyjä:

• Siirrytään irrallisesta kehitysprojektista prosessimaiseen yhteistyöhön
• Kutsutaan ihmiset strategiatalkoisiin palautteiden pyytämisen sijaan
• Luodaan aitoa lisäarvoa päätöksentekoon.

Kun tiedolla johtaminen, systeeminen ajattelu, rajat ylittävä yhteistyö, Fast Expert Teams ja Howspace yhdistetään, siitä syntyy uutta uudella tavalla. Jos vaikka 97% henkilöstöstä on mukana, me lupaamme tarjota sinulle ja henkilöstöllesi ainutlaatuisen osallisuuden kokemuksen.