Oi aikoja, oi tapoja – etäyhteistyötä voi myös johtaa

Etäyhteistyön johtaminen on ihmisten välisen vuorovaikutuksen johtamista. Usein vuorovaikutus keskittyy palaverimaratooneihin, jotka ruokkivat kiirettä ja multitaskausta. Laadukkaan yhteistyön luominen vaatii uudenlaisia rakenteita, rytmiä ja aikaa, mutta ennen kaikkea inhimillisiä kohtaamisia.

Viimeisten vuosien aikana räjähdysmäisesti lisääntynyt etätyö toi mukanaan erityisesti kolme yhteistyötä raastavaa haastetta: 1. Palaverit täyttävät kalenterin ja krooninen ajanpuute vaivaa. 2. Kärsimme teknoähkystä ja yhteisöllisyyden puutteesta. 3. Ihmisen ikävä toisen luo on kova – Mikko Alataloa mukaillen.

Mutta se haasteista. Nyt katse ratkaisuihin. Etätyö kun voi olla myös ajallisesti tehokasta, palauttavaa ja yhteisöllistä. Laadukas etäyhteistyö vaatii johtamisen muotoilua, jossa on hyvä huomioida ainakin kolme tärkeää näkökulmaa.

Ymmärrä rakenteiden ja toimintatapojen voima

Saatamme ajatella, että pandemian seurauksena kärsimme ajanpuutteesta, multitaskauksesta ja palaveriähkystä. Todellisuudessa kyse on yksilön ja yhteisön omista valinnoista ja toimintatavoista. Voisi kärjistäen sanoa, että nämä ilmiöt syntyvät organisaatioiden toimintatapojen ja yhteistyön rakenteiden (tai niiden puuttumisen) seurauksena. Eikä niitä voida ratkoa tukemalla vain yksilön työn hallintaa tai itsensä johtamisen taitoja.

Annan esimerkin etäpalaverikulttuurista. Pelkkä kameroiden päälle laittaminen ei auta moniajoon ja keskittymisvaikeuksiin jos työpäivät täyttyvät jopa kymmenestä videopalaverista. Sen sijaan palaverien vähentäminen puoleen nykyisestä voisi olla kestävämpi ratkaisu. Yhteistyön rakentuminen vaatii uudenlaisten työtapojen soveltamista arjen työhön. Osana tätä yksilöiden valinnoilla on suuri merkitys, mutta se ei riitä, jos yhteisö ei systeeminä opi toimimaan uudella tavalla. 

Luo tilaa ja rytmi ajattelulle

Nyt jos koskaan on aika luopua yhdestä uskomuksesta: työ on tehokkainta kun olemme samaan aikaan samassa paikassa. Organisaation kehittäjänä huomaan usein, että digivälitteistä yhteistyötä yritetään ylläpitää ja ongelmia ratkaista yhdellä ainoalla työvälineellä: palavereilla. Palaverit eivät kuitenkaan automaattisesti ratkaise ongelmia ja ne saattavat jopa vähentää työyhteisön innovatiivisuutta. Keskeistä olisikin tunnistaa, mihin yhteistä tapaamista oikeasti tarvitaan ja miten asiat voitaisiin hoitaa muilla tavoin huomattavasti tehokkaammin.

Rumpalina tykkään puhua työn rytmistä. Työyhteisössä luomme sen yhdessä. Yhteistyön sujuvuus vaatii sekä samanaikaista että eriaikaista ajattelua ja vuorovaikutusta. Samaan aikaan tapahtuva synkroninen kommunikaatio luo yhteisöllisyyttä. Se tuo meidät yhteiselle kartalle siitä, missä olemme nyt ja mihin olemme menossa. Tarvitsemme yhtäaikaisen työn rinnalle kuitenkin rutkasti enemmän eriaikaista asynkronista kommunikaatiota, joka tukee yksilöiden keskittymistä, syvempää ajattelua, omaan tahtiin toimimista ja ennen kaikkea vapautta osallistua silloin kun itselle parhaiten sopii.

Työvälineet ovat jo olemassa. Kyse on enemmänkin ajattelumallien ja sitä kautta toimintatapojen uudelleen muotoilusta. Useimmat kahden tunnin tapaamiset olisi fiksua lyhentää puoleen tuntiin. Vapautuvan ajan voi hyödyntää pienryhmien tai yksilöiden omatahtiseen työskentelyyn.

Huolehdi monipuolisesta ajasta

Etäyhteistyön näkökulmasta tarvitsemme yhä monipuolisempia yhteisen ajan muotoja – sekä synkronisia että asynkronisia. Operatiiviseen toimintaan varatun kalenteriajan rinnalla täytyy huolehtia myös sosiaalisesta ajasta sekä yhteistä oppimista tukevasta ajasta. Sosiaalinen aika rakentaa luottamusta. Oppimista tukeva aika mahdollistaa toimintatapojen muutoksen.

Yhteistyökulttuuri kehittyy kokeilemalla. Yhteiseen synkroniseen aikaan liittyen kokeilemme Humapissa parhaillaan rytmiä, jossa tapaamme lyhyesti kolme kertaa viikossa koko porukalla. Yksi tapaamisista on tarkoitettu operatiivisille asioille, toinen yhdessäoppimiselle ja kolmas vapaamuotoiselle kanssakäymiselle. Olemme oppineet etäyhteistyössämme viime vuosina yhdistämään yhtäaikaisen ja eriaikaisen työnteon. Yhä suurempi osa yhteisestä ajattelusta tapahtuu tapaamisten välissä, ei vain niiden aikana.

On paradoksaalista ajatella että olemme yhteydessä toisiimme enemmän kuin koskaan ja silti koemme yhteisöllisyyden puutetta enemmän kuin koskaan. Nyt on aika uudistaa rohkeasti sekä johtamisen että yhteistyön käytänteitä. Etäyhteistyön uusi tehokkuus vuonna 2021 syntyy siitä, että uskallamme varata tavoitekeskeisen työn rinnalle myös inhimillistä kohtaamisia. Meistä jokainen on vastuussa uudenlaisen etäyhteistyön toimintatapojen rakentamisesta.