Muuttaminen monitilatoimistoon on kokonaisvaltainen prosessi

Vaasan Aluehallintovirasto aloitti monitilatoimistohankeen, joka lopulta onnistui niin hyvin, että se levisi myös muihin AVIn toimipisteisiin. Toimitilauudistus käsitti sekä työnteon tapojen että työympäristön muutoksen, joka toteutettiin yhteistyössä Senaatin kanssa. Kun työympäristöä kehitetään palvelemaan paremmin verkostomaista yhteistyötä, tarvitaan myös henkiseen muutokseen uudistumistukea.

Muutos kohti monipaikkaista tilaa kohtasi paljon vastustusta. Ihmiset olivat todella skeptisiä tilan toimivuudesta ja henkilöstö pohti, että pitääkö töihin tulla kauhean aikaisin aamulla etsimään itselleen paikkaa, muistelee Vaasan aluepäällikkö Tove Lindel reilun vuoden takaista aikaa.

Tämä on ollut henkilöstöllemme kuormittavaa aikaa, sillä prosessi muotoutui matkan varrella useampaan otteeseen, mutta olemme tyytyväisiä lopputulokseen.

Aluehallintovirasto on monipaikkaisten virastojen edelläkävijä

Senaatin vastuulla oli Aluehallintovirastojen tilojen suunnittelu ja toteutus. Humap oli mukana valmistamassa henkistä muuttoa kohti uusia työnteon tapoja.

Aloitimme muutostuen esimiehistä, jotka veivät merkityskeskusteluja eteenpäin omiin yksikköihinsä. Lähtökohtana oli oppia toimimaan eri tavoin sähköisesti ja pohtia, miten työn luonne muuttuu uusissa tiloissa, Lindel kertaa.

Tämän jälkeen siirryimme koko henkilöstölle suunnattuihin tapaamisiin, joissa pääsimme pitämään pelisääntötyöpajoja ennen vyöhykkeisiin muuttamista, Tampereen aluepäällikkö Pirjo Kujala täydentää.

Vaasan AVIn opit levisivät myös Tampereelle, jossa päästiin hyödyntämään Vaasan oivalluksia työympäristön vyöhykeideasta.

Meillä on nyt erilaisia vyöhykkeitä, joilla töitä tehdään eri tavoin ja säännöin. Kuitenkaan pelkkä työtilojen rakentaminen ei valmista työn teon muutokseen. Henkisen muuton tukeminen on ollut tässä prosessissa äärimmäisen tärkeää, Kujala jatkaa.

Prosessi opetti työkaluja ennaltaehkäisyyn

Kun muutto uusiin tiloihin tapahtui, olivat pelisäännöt jo lähes valmiiksi pureskeltuina. Pelisääntökeskustelujen myötä organisaatioissa opittiin jatkamaan keskusteluja myös fyysisen muuton jälkeen. Hyvä työ ei ole Lindelin mukaan loppunut konsulttien lähdettyä, vaan AVIssa pystytään tarttumaan ongelmiin itsenäisesti.

Noin vuoden kuluttua muutosta pidimme “Mitä kuuluu?” -työpajoja niin Vaasassa kuin Tampereellakin. Pääsimme reflektoimaan Humapin johdolla, miten asetetut pelisäännöt pelaavat ja onko työtiloissa tai toimintatavoissa muutostarpeita, Lindel toteaa.

Pääsimme myös Humapin Annika Rannan johdolla käymään hyviä keskusteluja siitä, mitä erilaisissa haastavissa tilanteissa pitäisi tehdä ja miten työn tahatonta keskeytymistä voisi estää ja ennen kaikkea ennaltaehkäistä, Kujala muistuttaa.

Vaikka virastoissa kohdattiin aluksi voimakastakin vastarintaa uusia toimitiloja kohtaan, ovat suurimmatkin monipaikkaisuuden vastustajat kääntäneet takkinsa. Toimistoissa ei olla edes tarvittu yksiäkään vastamelukuulokkeita. Kun asioita on tehty hyvin, on samaa monipaikkaisuuden mallia pystytty vyöryttämään eteenpäin myös muualle.

Tärkeintä on, että olemme oppineet oppimaan toistemme kokemuksista ja hyödyntämään niitä myös muualla. Tämä on ollut jo itsessään valtava muutos ja Humap on ollut korvaamaton apu henkisen puolen tukena, summaa Lindel.