KEHA-keskus – Digitaalisuudesta apua virastojen yhdistymiseen

Suunnitteilla oleva maakuntauudistus on laittanut liikkeelle useita muutosprosesseja ympäri Suomea. Näin käy myös ELY-keskuksissa, TE-toimistoissa ja niitä palvelevassa Kehittämis- ja hallintokeskuksessa (KEHA). Organisaation uudistamisen äärellä on merkittävä kysymys: “Miten saadaan ulotettua muutostuki liki 6000 hengen henkilöstölle, joka työskentelee 31 virastossa eri puolilla Suomea?” Apuun otettiin Humapin digialusta.

Digialustan hyödyntäminen on ajan hermoilla pysymistä. Hajautetussa työssä vuorovaikutus tapahtuu kasvokkaisten tapaamisten sijaan yhä enemmän verkossa. Humapin digialusta on vastaus työelämän nopeatempoisuuteen. Alusta helpottaa painetta vastata ison henkilöstöjoukon tarpeisiin. Meillä on nyt väline, jonka voi ottaa käyttöön, kun tarvitaan vuorovaikutteisuutta ja ihmisille mahdollisuus osallistua, toteaa työhyvinvointiasiantuntija Sirpa Siikaluoma KEHA-keskuksesta.

Onnistunut pilotti poiki uusia kokeiluja

Humapin vuorovaikutteista digialustaa päätettiin kokeilla kesällä 2017 Pirkanmaan TE-toimiston henkilöstön muutostyöpajassa. Työpajan tulokset olivat vaikuttavia.

Humap on kokenut fasilitointiosaaja ja muutostyöpajan anti oli loistava. Päätimme pyytää tarjouksen tästä työkalusta kokeiltavaksi omille kehittämisasiantuntijoillemme erilaisissa valmennuksissa, pien- ja vertaisryhmmissä, coachingeissa ja henkilöstötilaisuuksissa, Siikaluoma toteaa.

Erityisesti alusta on saanut kiitosta siitä, ettei se vaadi mitään kirjautumisia, asennuksia tai lataamista. Kaikki on saatavilla yhden sähköpostilinkin kautta.

Digialusta on valjastettu ELY-keskuksen tarpeisiin

Kun päätös yhteistyön laajentamisesta tehtiin, järjesti Humap kehittämisasiantuntijoille sparrausta Real-verkkotyökalun ominaisuuksista ja hyödyntämisestä eri tilanteissa. Sparrauksen myötä kehittämisasiantuntijat rohkaistuivat kokeilemaan työkalua omissa työtilanteissaan erilaisten ryhmien kanssa ja kertaluonteisesti erilaisissa tilaisuuksissa.

Olen käyttänyt digialustaa työsuojeluväen ajankohtaispäivässä puheenvuorojen kommentoinnin ja kysymysten esittämisen alustana. Pasilassa järjestettävään tilaisuuteen osallistuttiin etänä ja digialustan avulla kysymykset saatiin kerättyä etäyhteyksien päästä samaan työtilaan, Siikaluoma kertaa omia käyttökokemuksiaan.

Isojen henkilömäärien käsittely on digialustalla helppoa ja ihmiset on helppo saada saman aiheen äärelle, kun kaikki tapahtuu reaaliaikaisesti. Ennen virtuaalitilaisuuksissa tai -koulutuksissa tilaisuus eteni tavallisesti niin, että vain yksi kerrallaan pystyi olemaan äänessä. Isommissa tilaisuuksissa vain harvat ehtivät käyttää puheenvuoroja. Digialusta mahdollistaa yhtäaikaisen vuorovaikutuksen ja antaa kaikille mahdollisuuden osallistua.

Tämä on kokemukseni mukaan digialustan parasta antia. Lisäksi säästyy huomattava määrä aikaa ja vaivaa, kun kaikki alustalle tuotettu on reaaliaikasesti kaikkien nähtävillä.